Föreningsstämman
Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. När den hålls utses bostadsrättsföreningens styrelse, vars uppgift ska vara att sköta den löpande förvaltningen och verkställa stämmans beslut. Hur stämman ska gå till regleras i (6 kap.) i lagen om ekonomiska föreningar.
Årsstämma
En årsstämma ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut (vanligtvis före sista juni), när räkenskapsåret följer kalenderåret. Om räkenskapsåret brutet hålls stämman en annan tid på året. Det är viktigt att kontrollera om det i stadgarna finnas ett tidskrav, som innebär att stämman ska hållas en viss månad. Tiden för stämman ska då rymmas inom sexmånadersregeln.
Vanligtvis ska stämman hållas på den orte där styrelsen har sitt säte (finns angett i stadgarna). Men det finns undantag Stämman kan hållas på en annan plats i Sverige, om det anges i stadgarna. Enligt en lagändring som trädde i kraft den 1 januari 2024, är det numera tillåtet att hålla helt digitala stämmor. Men det måste stå i stadgarna annars krävs det en stadgeändring innan en digital stämma kan genomföras.
Extra föreningsstämma
Ibland behövs det göras stadgeändringar eller större ombyggnader som innebär väsentliga förändringar av fastigheten, vilket gör att styrelsen måste kalla till en extrastämma. Det kan även vara så att styrelsen vill att medlemmarna ska vara delaktiga i att fatta ett beslut som anses vara viktigt och då kallar till extrastämma i enlighet med aktsamhetsprincipen.
Det finns även andra skäl till att det måste hållas en extrastämma, exempelvis om det kommer en skriftlig begäran från revisorerna. Medlemmarna kan också begära att det hålls en extrastämma men då krävs det att en tiondel (1/10) av alla röstberättigade medlemmar står bakom kravet. Även den ska vara skriftlig samt innehålla en motivering om varför ärendet är relevant att ta upp på en extrastämma.
Motioner och propositioner
Medlemmar som vill kan lägga fram förslag på åtgärder eller förändringar till stämman att besluta om kan göra det genom att skriva en motion. Motionen kan komma från en medlem eller vara en gemensam från flera medlemmar. Enligt lagen om ekonomiska föreningar har en medlem har rätt att få ett ärende behandlat vid en föreningsstämma om han eller hon skriftligen begär det hos styrelsen. Motionen ska lämnas inom en viss tid så att ärendet kan tas upp i kallelsen till stämman. I stadgarna brukar det vanligtvis framgå när motioner senast ska lämnas in. Styrelsen bör besvara motionen. Svaret skickas sedan tillsammans med motionen i kallelsen till föreningsstämman. Till skillnad från en motion så är det också vanligt att styrelsen lägger fram förslag på åtgärder till stämman för beslut. När förslaget kommer från styrelsen kallas det proposition.
Kallelse till stämman
Styrelsens ansvarar för att kalla medlemmarna till stämman. Det är viktigt att kallelsen skickas i rätt tid, utformas korrekt och skickas på rätt sätt. Sker inte det kan enskilda medlemmar klandra beslut som tagits på stämman genom att väcka talan vid tingsrätten. Det kan leda till att beslut upphävs eller ändras. Finns det fel i kallelsen bör en ny skickas ut, även om det innebär att stämman måste flyttas fram.
Kallelsen till en årsstämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. I stadgarna går det att bestämma i stadgarna att kallelse till en års- eller extrastämma får utfärdas senast två veckor före stämman.
Ska en stadgeändring behandlas på en stämma måste kallelsen utfärdas senast fyra veckor före stämman. Men det är även möjligt att reglera i stadgarna så att tiden istället bestäms till två veckor.
Kallelse till extra stämma ska utfärdas tidigast sex veckor före och senast två veckor före stämman. När det gäller en extra föreningsstämma som ska hållas efter en begäran av revisor eller från medlemmarna måste kallelsen till den extra föreningsstämman skickas ut inom två veckor från den dag då begäran kom in. Uppfyller styrelsen inte kravet att kalla i rätt tid kan bolagsverket efter ansökan från en ledamot, revisor eller röstberättigad medlem kalla till extrastämman på föreningens bekostnad.
Rösträtt
Enligt bostadsrättslagen har medlemmar som gemensamt äger en bostadsrätt bara en röst, oavsett vad som står i stadgarna. Detsamma gäller en medlem med flera lägenheter. Däremot saknas praxis om två makar eller två sambor, äger två eller fler bostadsrätter tillsammans i samma förening.
Röstlängd
När stämman öppnats ska en röstlängd upprättas. Det bästa är att använda föreningens medlemsförteckning och sedan göra en avprickning eller ett upprop. Om två eller flera ägare av samma bostadsrätt kommer till stämman bestämmer de själva vem som ska delta i röstningarna. Men det bör noteras vilken person som ska rösta.
För den medlem som inte kan närvara vid stämman är det fortfarande möjligt att rösta, nämligen genom ett ombud med fullmakt.
Närvarorätt
Stämman är en enskild sammankomst för medlemmar och stämmofunktionärer, till exempel extern stämmoordförande eller protokollförare. Stämman kan dock besluta att den som inte är medlem eller funktionär ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman, men då måste samtliga röstberättigade som är närvarande vid föreningsstämman vara eniga och fatta beslut om det.
Vem kan vara ombud?
Ett ombud får representera högst en medlem om inget annat står i stadgarna. Ombudet ska ha med sig en fullmakt som är skriftlig, i original, och försedd med datum. Fullmakten gäller i ett år och behöver inte vara bevittnad men ska vara undertecknad.
Endast medlemmens maka eller make, sambo eller annan medlem i samma förening kan vara ombud, om inget annat anges i föreningens stadgar.
Vad är ett biträde och vem kan vara det?
Ett biträde är en person som en medlem får ta med sig till stämman för stöd och hjälp. Bostadsrättshavaren får ha med sig högst ett biträde och det är bara medlemmens make eller maka, sambo eller en annan medlem som får vara biträde, om inget annat står i stadgarna. Biträdet behöver inte ha någon fullmakt eftersom denne inte utövar någon rösträtt för någon annans räkning. Ett biträde har dock yttranderätt.
Röstning
Det vanligaste sättet att rösta på stämma är genom acklamation. Ordföranden lyssnar då på deltagarnas ”ja”, ”nej” eller ”avstår” och konstaterar att det inte behövs någon räkning av rösterna, varpå ordföranden meddelar vilket beslut stämman fattat. Om någon av stämmodeltagarna begär votering, till exempel om det var otydligt hur stämman faktiskt röstade, ska en omröstning genomföras. Votering innebär att rösterna räknas och sker vanligtvis med handuppräckning eller röstkort. Votering kan även ske genom sluten omröstning.
Vid sluten omröstning, som är vanligast vid personval, ska varje röstberättigad lämna in en skriftlig – icke undertecknad – röstsedel, hopvikt så att rösthemligheten bevaras, och medlemmen bockas av mot röstlängden. Det är möjligt att i stadgar ange att stämmoordförande eller föreningsstämma kan besluta om att sluten omröstning ska ske även i andra ärenden.
Propositionsordning
Om stämman ska ta ställning till ett ärende som kan besvaras med ett ja eller nej är det enkelt. Ibland kan det dock finnas flera olika förslag inom ett och samma ärende för stämman att ta ställning till. Det finns inte något hinder mot att, inom ramen för ett ärende, fatta beslut om ett förslag som inte angetts i kallelsen. Då krävs att ordföranden ställer de olika förslagen mot varandra på ett korrekt sätt, i en så kallad propositionsordning.
Exempel: Ärendet berör inköp av lekplats samt att den ska bestå av gungor och en sandlåda. På stämman kommer ytterligare förslag om en gungbräda eller rutschkana i stället. Stämman tar då först ställning till ärendet lekplats, ja eller nej. Om stämman röstar ja till lekplats ställs därefter de två olika förslagen, med olika redskap, mot varandra. Vid tre eller flera förslag får styrelsens förslag anses vara huvudförslaget. Övriga förslag ställs mot varandra tills att bara ett motförslag kvarstår. Detta ställs sedan mot huvudförslaget.
Protokoll
Stämmoordföranden ska se till att det förs ett protokoll vid stämman. I protokollet ska det antecknas vilka beslut som föreningsstämman har fattat. Om ett beslut har fattats genom omröstning, ska det antecknas i protokollet hur omröstningen har utfallit. Har en röstlängd upprättats, ska denna tas in i eller läggas som en bilaga till protokollet.
Protokollet ska undertecknas av protokollföraren. Det ska justeras av ordföranden, om denne inte har fört protokollet, och oftast av två justerare som har utsetts av stämman.
Protokollet ska vara justerat och klart och hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman. Någon skyldighet att dela ut kopior till medlemmarna finns inte, även om det ofta sker.
Gör rätt från början
Bestämmelserna om föreningsstämman och de krav som gäller vid beslutsfattandet är många och till viss del komplicerade. Var noga med att kallelse är korrekt och att allt går rätt till på stämman när besluten fattas. Om ett stämmobeslut inte har fattats i enlighet med stadgar eller lag kan en enskild medlem klandra beslutet, det vill säga att tingsrätten kan upphäva eller ändra beslutet. Beslutsprocessen måste då tas om på nytt.