Kallelse till styrelsemöte

Ordföranden ansvarar för att kalla bostadsrättsföreningens ledamöter till styrelsemöten. Det är viktigt att kallelsen går ut i god tid så att ledamöterna hinner förbereda sig före mötet. I kallelsen ska det tydligt framgå datum, tid, och plats för mötet samt vilka ärenden/frågor som ska tas upp. Det är praktiskt att bifoga dagordningen direkt i kallelsen. Då framgår det klart och tydligt för alla vad som ska behandlas på mötet. Ledamöterna får också chans att förbereda sig inför de frågor som ska behandlas på styrelsemötet.

Om även suppleanter ska kallas vid varje styrelsemöte är något som styrelsen gemensamt kan bestämma. Men en rekommendation är att även suppleanterna kallas till mötena. Det gör att de kan vara uppdaterade i olika frågor, vilket är bra när de ska ersätta någon ledamot som är frånvarande.  

För att styrelsen ska vara måste fler än hälften av ledamöterna vara på plats vid sammanträdet, om en eller flera är frånvarande träder suppleanter in som ordinarie.  

OBS! Tänk på att om en kallelse ut med för kort varsel eller någon av styrelseledamöterna inte får en kallelse finns det risk för att de beslut som tas kan ogiltigförklaras.

Dagordning

En bra och tydlig dagordning är ett viktigt arbetsredskap och bör finnas med i kallelsen till styrelsemötet. Det finns några punkter som enkelt kan läggas in på en mall och användas löpande till varje möte. Det är också praktiskt att ta beslut och lägga in mötesdatum i protokollet för nästkommande möte. 

Exempel på dagordning

1. Mötets öppnande.
2. Val av mötesordförande (lämpligt styrelsens ordförande alt. vice ordförande) och justerare som ska godkänna protokollet.
3. Godkännande av dagordningen.
4. Föregående protokoll: Genomgång och godkännande av protokollet från föregående styrelsemöte. Det är viktigt att notera om något beslut eller åtgärd från tidigare möte behöver följas upp.
5. Ekonomisk rapport.
6. Kommande åtgärder eller projekt: Diskussion och beslut om eventuella pågående eller planerade projekt, t.ex. renoveringar, underhåll eller förbättringar av fastigheten.
7. Medlemsärenden: Ärenden som rör enskilda medlemmar, som t.ex. andrahandsuthyrningar, förvaltning av lägenheter eller andra individuella frågor som styrelsen behöver besluta om.
8. Nästa möte.
9. Övriga frågor: Här kan styrelsemedlemmarna ta upp andra frågor som inte har behandlats under de andra punkterna. Detta kan vara frågor som behöver diskuteras men som inte kräver beslut.
10. Mötets avslutande.

OBS! Punkten övriga frågor bör alltid finnas med på varje dagordning. Men det är viktigt att komma ihåg att det dock finns frågor som inte kan fattas beslut om under den punkten exempelvis: ekonomiska beslut eller beslut om investeringar.

Möte på en timme

Att hålla ett möte på en timme kan vara svårt men med rätt struktur och upplägg går det lätt. Börja gärna med att ta tiden på ett vanligt styrelsemöte och spalta upp lite lätt hur lång tid de olika avdelningarna tog. Summera ihop och ni har en bra bild över vart tiden tog vägen.

Att hålla ett möte på en timme kräver planering och förberedelse och förvänta er inte att ni kan hålla tiden en timme direkt.

Förberedelser

Den som kallar till mötet skall se till så att alla har underlag i god tid innan mötet.

Första kvarten

Välj ordförande och justeringsmän samt gå genom föregående protokoll utan beslut och diskussioner. 

Andra kvarten

Så snart ovan är klart går man direkt in på frågor och uppgifter från föregående protokoll. Om beslut skall tas så måste naturligtvis material ha skickats i god tid innan mötet så att alla har en klar bild över ärendet.

Om det uppstår oklarheter, så att beslut inte kan tas, bordlägg ärendet och ge någon i uppgift att undersöka ärendet mer och skicka ut kompletterande information i god tid inför nästa möte.

Tredje kvarten

Nu är föregående protokoll avklarat och nya frågor tas upp. Gå igenom dagordningen punkt för punkt, ordförande styr och diskussioner får hållas korta på en-timmesmöte. Delegera istället ut uppgifter för att inhämta information till nästa möte.

Avhandla aldrig större ärenden på ett vanligt styrelsemöte. Boka istället in t. ex. "ombyggnadsmöte" där bara det ärendet behandlas.

Sista kvarten

Samtliga punkter är avklarade och det är dags att bestäm nytt datum och tidpunkt för nästa möte. Avsluta med en kort sammanfattning och kontrollera att delegerade ärenden har fått någon ansvarig.

Förhoppningsvis så finns det några minuter över, kanske till övriga ärenden eller fritt samtal om annat.