En bostadsrättsförening är en ekonomisk förening. Det innebär att det måste finnas en styrelse som valts av medlemmarna på en föreningsstämma. I föreningens stadgar anges hur många ledamöter som krävs för att styrelsen ska kunna fatta beslut som är giltiga.

Minst tre ledamöter

Enligt lagen om ekonomiska föreningar måste det finnas minst tre styrelseledamöter. De måste även finnas en revisor som också väljs av föreningsstämman om inte annat är bestämt i stadgarna. Saknas revisor eller är den som valts obehörig går det att ansöka om att Bolagsverket utser en revisor. Om föreningen inte får ihop tillräckligt antal nya ledamöter riskerar föreningen att försättas i likvidation (upphöra). 

Registrering hos Bolagsverket

Styrelsen ska vara registrerad hos Bolagsverket och sker förändringar i styrelsen eller byte av revisor ska det anmälas till Bolagsverket genom en ändringsanmälan.

Tystnadsplikten

Alla i styrelsen, även suppleanter, har tystnadsplikt (vårdplikt) när det gäller frågor som rör enskilda medlemmar och kan även gälla affärsmässiga frågor, exempelvis sådant som rör upphandling. Det innebär att information som kan skada föreningen eller någon enskild medlem inte får föras vidare.

Det är viktigt att medlemmarna får löpande information. Men det görs bäst exempelvis i form av riktade informationsblad, informationsmail eller på föreningens hemsida.

*OBS! Styrelseprotokoll bör INTE skickas ut till medlemmarna då risken finns att det läcker ut information om som kan vara till skada för föreningen eller en enskild medlem.

Roller

Ordförande - leder styrelsen arbete och ansvarar för att:

- kalla till och leda styrelsesammanträdena.
- se till att det förs protokoll på sammanträdena.
 - för att stämmo- och styrelsebeslut blir verkställda.
- se till att föreningen är försäkrad.
- se till att attestregler upprättas och efterföljs.

*OBS! En ledamot kan INTE samtidigt vara både ordförande och kassör

Vice Ordförande

Inträder som ordförande när ordinarie ordförande är frånvarande.
(Fungerar annars som en övrig ledamot.)

Sekreteraren - är administratören som ser till allt fungerar. 

Ansvarar för att:

- förbereda styrelsesammanträde och även föreningsstämmor
- föra protokoll och se till att de undertecknas
- se till att föreningens viktiga dokument förvaras betryggande
- se till att styrelsens beslut följs upp
 

Kassören - ska se till att föreningens ekonomi sköts på rätt sätt. Kassör/ekonomiansvarig är en mycket viktig post och avgörande för föreningens framtid.

Ansvarar för att:

- bostadsrättshavarna betalar rätt belopp i rätt tid
- föra lägenhets- och medlemsförteckning
- debitera pantsättnings- och överlåtelseavgift
- arvode- och löneadministration
- föreningens bokföring upprättas enligt lag
- upprätta inventarieförteckning
- upprätta bokslut, deklaration samt kontrolluppgifter
- placering och bevakning av lån
- lämna förslag till budget till övriga i styrelsen
- informera övriga i styrelsen om ekonomin genom rapportering
 

Många föreningar väljer numera att använda en ekonomisk förvaltare som åtar sig att utföra de uppgifter som beskrivs ovan. Men även om det görs ansvarar alltid styrelsen för att dessa uppgifter utförs på rätt sätt.

Ledamöter

Varje ledamot samma ansvar som de med speciella funktioner (dvs ordförande, sekreterare och kassör). Den som är styrelsemedlem förväntas känna till de regler och lagar verksamheten omfattas av.

OBS! Alla ledamöter är ansvariga för styrelsens arbete och de beslut som fattas. Även om vissa funktioner innehas av en särskild ledamot.

Suppleant    

Kan ses som reserv ifall någon ledamot avgår eller träder in om någon ordinarie ledamot är frånvarande. Det är lämpligt att de deltar på styrelsesammanträden, särskilt om de senare ska kunna ersätta någon eller slussas in som ordinarie ledamot.

När en suppleant går in som reserv för någon som är frånvarande har denne samma ansvar som den ledamot de ersätter. Suppleanten bör då se till att vara påläst om de ska delta i något beslut. Alternativt be att få lite utrymme att sätta sig in i frågan.

Suppleanter bör få tillgång till sammanträdesprotokollen för att ha en chans att sätta sig in vad som är aktuellt och behandlats på styrelsemötena. Suppleanter har samma tystnadsplikt som ledamöterna.

Vicevärd       

Har styrelsen en vicevärd som inte är styrelsemedlem lägger man ut uppgifter på denna person att sköta. Det är dock styrelsen som har kvar ansvaret för uppgifterna.

Vanliga uppgifter för en vicevärd är:

- hantering av medlemskap, godkännande av nya medlemmar

- personalledning (vid anställd personal), projektledning

- avtal och upphandling

- inventarieförteckning

- fastighetsskötsel

Tänk på att om en utomstående vicevärd anlitas ses det som ett anställningsförhållande. Det går därför inte att behandla en vicevärd på samma sätt som föreningsstämman kan behandla styrelsemedlemmar.

LITE FAKTA - bra att känna till!

Val av styrelse

Föreningsstämman kan såväl välja som avsätta styrelsen eller en enskild styrelsemedlem. Vanligtvis väljs ledamöter på två år. Det är viktigt att alla inte väljs samma år, då det minskar risken för att den erfarenhet och kunskap som finns i styrelsen från tidigare verksamhetsår går förlorad. Nomineringsperioden ( de två år ledamoten valts) är inte bindande. Ordförande och andra ledamöter med särskilda funktioner (kassör och sekreterare) utses normalt av styrelsen. 

Varje styrelsemedlem har själv rätt att avgå med omedelbar verkan från styrelsen. Om antalet ledamöter i styrelsen blir mindre än vad som anges i stadgarna kallas till en extrastämma. Där nya ledamöter och /eller suppleanter väljs.

Tips till ordförande

En framgångsrik ordförande delegerar så mycket som möjligt och fungerar mer som en coach till de övriga ledamöterna. Vid styrelsemöten ska ordförande hålla en god mötesordning. Det innebär exempelvis att se till att dagordningen följs, ordet fördelas i turordning till ledamöterna och att förslag till beslut noteras. Det gäller även att se till att ledamoten som har ordet håller sig till det ämne på dagordningen som diskuteras. Och innan beslut tas ska ordförande tydligt tala om vilka förslag som finns så ledamöterna är klara över vad de röstar för eller emot. Blir röstningen lika (oavgjord) har ordförande utslagsröst.