Föreningsstämman
Föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. På stämman utses bostadsrättsföreningens styrelse, vars uppgift ska vara att sköta den löpande förvaltningen och verkställa stämmans beslut. Hur stämman ska gå till regleras i (6 kap.) i lagen om ekonomiska föreningar.
Årsstämma
Senast sex månader efter räkenskapsårets slut (vanligtvis före sista juni) ska årsstämman hållas, om räkenskapsåret följer kalenderåret. Men är räkenskapsåret brutet hålls stämman en annan tid på året. Men det kan även vara så att det i stadgarna finns ett tidskrav, som innebär att stämman ska hållas en viss månad. Tiden för stämman ska då rymmas inom sexmånadersregeln.
Plats för stämman
Stämma brukar vanligtvis hållas på den ort där styrelsen har sitt säte, vilket finns angett i stadgarna. Men om det anges i stadgarna kan stämman kan hållas på en annan plats i Sverige. Enligt en lagändring som trädde i kraft den 1 januari 2024, är det numera tillåtet att hålla helt digitala stämmor. Men det måste stå i stadgarna att det är tillåtet. Gör det inte det måste det göras en stadgeändring innan det kan hållas en digital stämma.
Extra föreningsstämma
Styrelsen kan kalla till en extrastämma. En extrastämma ska även anordnas om det finns skriftlig begäran från revisorerna eller en tiondel (1/10) av alla röstberättigade medlemmar. När initiativet kommer från medlemmarna ska begäran också vara skriftlig samt innehålla motivering om varför ärendet anses vara relevant att ta upp på en extrastämma.
Det som exempelvis brukar leda till att styrelsen en extrastämma kan att det behöver göras stadgeändringar eller större ombyggnader som innebär väsentliga förändringar av fastigheten. Det kan även vara så att styrelsen vill att medlemmarna ska vara delaktiga i att fatta ett beslut som anses vara viktigt och då kallar till extrastämma i enlighet med aktsamhetsprincipen.
Motioner och propositioner
Medlemmarna kan lägga fram förslag på åtgärder eller förändringar till stämman och på så sätt påverka arbetet i föreningen. En motion kan komma från en medlem eller vara en gemensam är en skrivelse från flera medlemmar som innehåller ett förslag till en förändring eller en åtgärd för stämman att besluta om. I lagtexten uttrycks det som att en medlem har rätt att få ett ärende behandlat vid en föreningsstämma om han eller hon skriftligen begär det hos styrelsen. Det ska göras inom en viss tid så att ärendet kan tas upp i kallelsen till stämman.
Stadgarna innehåller ofta tydliga bestämmelser om när motionerna senast ska ha kommit in.Det är lämpligt att styrelsen besvarar motionen. Svaret skickas tillsammans med motionen i kallelsen till föreningsstämman. Ett förslag från styrelsen som läggs fram till stämman för beslut kallas proposition.
Kallelse till stämma
Styrelsens ansvarar för att kalla medlemmarna till stämman. Det är viktigt att kallelsen skickas i rätt tid, utformas korrekt och skickas på rätt sätt. Sker inte det kan enskilda medlemmar väcka klandra beslut som tagits på stämman genom att väcka talan vid tingsrätten. Det kan leda till att beslut upphävs eller ändras. Finns det fel i kallelsen bör en ny skickas ut, även om det innebär att stämman måste flyttas fram.
Kallelsen till en årsstämma ska utfärdas tidigast sex veckor och senast fyra veckor före föreningsstämman. Kallelse till extra stämma ska utfärdas tidigast sex veckor före och senast två veckor före stämman. I stadgarna går det att bestämma i stadgarna att kallelse till en års- eller extrastämma får utfärdas senast två veckor före stämman.
Ska en stadgeändring behandlas på en stämma måste kallelsen utfärdas senast fyra veckor före stämman. Men det är även möjligt att reglera i stadgarna så att tiden istället bestäms till två veckor.
När det gäller en extra föreningsstämma som ska hållas efter en begäran av revisor eller från medlemmarna måste kallelsen till den extra föreningsstämman skickas ut inom två veckor från den dag då begäran kom in. Uppfyller styrelsen inte kravet att kalla i rätt tid kan Bolagsverket efter ansökan från revisor eller röstberättigad medlem kalla till extrastämman på föreningens bekostnad.
Rösträtt
Enligt bostadsrättslagen har medlemmar gemensamt äger en bostadsrätt bara en röst, oavsett vad som står i stadgarna. Detsamma gäller en medlem som har flera lägenheter. Däremot saknas praxis om flera ägare, till exempelvis om två makar eller två sambor, äger två eller fler bostadsrätter tillsammans.
Röstlängd
Efter att stämman har öppnats ska en röstlängd upprättas. Enklast är att utgå från föreningens medlemsförteckning och göra en avprickning eller ett upprop. När två eller flera ägare av samma bostadsrätt kommer till stämman är det viktigt att notera vem av dem som ska lägga den faktiska rösten. Det är upp till dem själva att avgöra vem det ska vara.
Ett tips är att dela ut ett röstkort som kan räckas upp vid omröstningen vilket gör det enklare att uppfatta majoritetens vilja och också för dem som utsetts till rösträknare att räkna.
Medlemmar som inte kan närvara vid stämman kan rösta, genom ett ombud med fullmakt. Ett ombud får representera högst en medlem om inget annat står i stadgarna. Ombudet ska ha med sig en fullmakt som är skriftlig, i original, och försedd med datum. Fullmakten gäller i ett år och behöver inte vara bevittnad men ska vara undertecknad. Endast medlemmens maka eller make, sambo eller annan medlem i samma förening kan vara ombud, om inget annat anges i föreningens stadgar.
Närvarorätt
Stämman är en enskild sammankomst för medlemmar och stämmofunktionärer, till exempel extern stämmoordförande eller protokollförare. Stämman kan dock besluta att den som inte är medlem eller funktionär ska ha rätt att närvara eller på annat sätt följa förhandlingarna vid föreningsstämman, men då måste samtliga röstberättigade som är närvarande vid föreningsstämman vara eniga och fatta beslut om det.
En medlem kan ta med sig en person som biträde till stämman för stöd och hjälp. Biträdet har rätt att yttra sig men saknar rösträtt. Men var och en får endast ha ett biträde och det är bara medlemmens make eller maka, sambo eller en annan medlem som får vara biträde, såvida inget annat står i stadgarna. Då biträdet saknar rösträtt krävs ingen fullmakt.
Röstning
Det vanligaste sättet att rösta på stämma är genom acklamation. Det innebär att ordföranden läser upp de förslag som finns för beslut, säger "någon för" respektive "någon emot", lyssnar på hur många av deltagarna som svarar ”ja”. Ordförande gör sedan en bedömning av vilket förslag som fått stöd av en majoritet på mötet. Alternativt konstaterar att det är oklart att det behövs en votering (röstning exempelvis genom handuppräckning). Det kan även vara så att någon av stämmodeltagarna begär votering, vilket ska göras innan beslutet klubbas (det är därför viktigt att ordförande gör en liten paus innan beslut klubbas). Votering innebär att rösterna räknas och sker vanligtvis med handuppräckning eller röstkort. Votering kan även ske genom sluten omröstning.
Vid personval eller frågor som kan vara känsliga är det lämpligt med sluten omröstning. Det innebär att varje närvarande som är röstberättigad får lämna en skriftlig röst (en röstsedel). Den ska vara inte vara undertecknad och hopvikt så att rösthemligheten bevaras. När den lämnas ska dem som röstar bockas av mot röstlängden. Det är inte ovanligt att det i stadgarna anges att stämmoordförande eller föreningsstämma kan besluta om att sluten omröstning ska ske även i andra ärenden.
Propositionsordning
När medlemmarna på en stämma ska ta ställning till ett ärende som kan besvaras med ett ja eller nej är det enkelt. Men det händer att det finns flera olika förslag i som gäller samma ärende som deltagarna på stämman måste ta ställning till. Även om inte förslagen som kommer upp finns med i kallelsen finns det oftast inget hinder för att fatta beslut om dessa. Så länge de är kopplande till det ärende som ska fattas beslut kring. Ordföranden ställer då de olika förslagen mot varandra på ett korrekt sätt (i en propositionsordning).
Exempel: Ett ärende som finns med på dagordningen handlar om utbyggnad av tvättstugor. På stämman kommer olika förslag från de närvarande om hur många och vilket typ av maskiner som ska köpas in. Samtliga skiljer sig än vad som anges i styrelsen förslag. Stämman tar då först ställning till om tvättstugorna ska bygga ut. Röstar stämman röstar ja till en utbyggnad ställs därefter förslaget som finns med i kallelsen mot förslaget om att det ska köpas in fler maskiner. Finns det tre eller fler förslag är det lämpligt att styrelsens förslag presenteras som huvudförslaget. Sedan ställs övriga förslag mot varandra tills att bara ett motförslag kvarstår. Detta ställs sedan mot huvudförslaget.
Protokoll
Stämmoordföranden ansvarar för att det förs protokoll vid stämman. Där ska det ska det skrivas in vilka beslut föreningsstämman har fattat. Det ska även stå om ett beslut har fattats genom omröstning, ska det antecknas i protokollet och hur rösterna utfallit. Den röstlängd som upprättats ska tas in i eller läggas som en bilaga till protokollet.
Protokollföraren (den mötessekreterare som utsetts på stämman) ska underteckna protokollet. Ordföranden och de justerare som stämman utsett ska också justera och skriva under protokollet. Det är viktigt att de som utsetts till justerare noterar vilka beslut som fattats så de kan gå tillbaka och kontrollera att allt stämmer i protokollet innan det slutgiltigt justeras.
När protokollet är justerat och klart ska det hållas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman. Det finns ingen skyldighet att skicka eller dela ut kopior till medlemmarna.
Gör rätt från början
Det finns många bestämmelserna som gäller föreningsstämman och de krav som gäller vid beslutsfattandet är många och till viss del komplicerade. Var noga med att kallelse är korrekt och att allt går rätt till på stämman när besluten fattas. Om ett stämmobeslut inte har fattats i enlighet med stadgar eller lag kan en enskild medlem klandra beslutet, det vill säga att tingsrätten kan upphäva eller ändra beslutet. Beslutsprocessen måste då tas om på nytt.
